POLITICA GENERAL DE PROTECCION DE DATOS PERSONALES

 

  1. INTRODUCCION

 

FRESCONGELADOS PANETTIERE S.A., es una sociedad comercial legalmente constituida, en la República de Colombia, con domicilio principal en la Calle 17 A N° 42 – 30 en la ciudad de Bogotá D.C., Teléfono: 2682728 y de conformidad con lo establecido en la ley 1581 de 2012, y en el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, es responsable de la información y datos personales de sus clientes,  proveedores, contratistas, empleados, demás terceros y personas naturales vinculadas con la organización.  En virtud de lo anterior, FRESCONGELADOS PANETTIERE S.A. reconoclimportancidla seguridad, privacidad y confidencialidad de los datos personales de sus clientes, empleados, proveedores y  demás personas naturales vinculadas, razón por la cual y en aras de cumplir con los mandatos constitucionales y legales, establece a través del presente documento su POLÍTICA GENERAL DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES.

 

  1. MARCO LEGAL

 

Las siguientes normas regulan el tratamiento de datos personales en la República de Colombia, y son acogidas por la sociedad FRESCONGELADOS PANETTIERE S.A.

  1. Constitución Política de Colombia, artículo 15.
  2. Ley 1581 de 2012.
  3. Decreto 1377 de 2013.
  4. Decreto 886 de 2014
  5. Decreto Ley 1074 de 2015. Capítulo 25 y 26
  6. Sentencia de la Corte Constitucional C-748 del 2011.
  7. Cualquier norma que derogue, complemente, modifique o adicione la legislación vigente en materia de protección y tratamiento de datos personales.

 

  1. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

Se entiende por Tratamiento” cualquier actividad, operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como su recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Dentro del desarrollo del objeto de la sociedad FRESCONGELADOS PANETTIERE S.A., resulta necesaria la recolección de ciertos datos personales para llevar a cabo las actividades intrínsecas o relacionadas con el giro ordinario de los negocios de la compañía, tal como se describen en el numeral 4 del presente documento.

FRESCONGELADOS PANETTIRE S.A., solicitará a sus clientes, proveedores, empleados, contratistas, demás terceros vinculados, y personas naturales, la autorización para que permitan que toda la información o datos personales entregados puedan ser objeto de disposición, uso, circulación,  actualización, procesamiento, almacenamiento, recolección o compilación para el tratamiento de la información, con el fin de poder realizar sus actividades.

 

  1. FINALIDAD

 

Los Datos Personales de nuestros clientes, proveedores, empleados y demás terceros vinculados, que sean recolectados por FRESCONGELADOS PANETTIERE serán utilizados para las siguientes finalidades:

  1. Clientes:

 

Enviar información sobre productos elaborados y comercializados por FRESCONGELADOS PANETTIERE S.A.  2) Establecer comunicación para toma de pedidos de los productos elaborados y comercializados por FRESCONGELADOS PANETTIERE S.A.   3) El envío de correspondencia, correos electrónicos, o contacto telefónico para dar información de su actividad comercial. 4) Establecer contacto a través de medios de comunicación internos para establecer condiciones de los productos comercializados y niveles de satisfacción. 5) Brindar información sobre puntos de venta de la compañía. 6) Generación de Facturas de Venta. 7) Cualquier otra actividad relacionada con el objeto y el giro ordinario de los negocios de FRESCONGELADOS PANETTIERE S.A.

  1. Proveedores – Contratistas:

 

Establecer comunicación para solicitud y entrega de materias primas, servicios de mantenimiento, órdenes de compra, cotizaciones, prestación de servicios profesionales, celebración de contratos de prestación de servicios de transporte o de suministro, etc. 2) Generación de pagos y retenciones de ley. 3) Comunicación de eventos. 4) Envío de circulares sobre condiciones y requisitos para el pago de las facturas y/o cuentas de cobro. 5) Para fines internos tales como auditorías, reportes contables, análisis estadísticos y facturación. 6) Cualquier otra actividad relacionada con el objeto y el giro ordinario de los negocios de FRESCONGELADOS PANETTIERE S.A.

  1. Empleados y Trabajadores en Misión

 

Registro de Hojas de Vida. 2) Afiliaciones a Seguridad Social. 3) Reporte de novedades ante entidades administradoras de la Seguridad Social. 4) Envío de información sobre políticas, directrices, manual de funciones y procedimientos. 5) Envío de información a las empresas temporales. 6) Cualquier otra actividad relacionada con el manejo de nómina, o que esté ligada al desarrollo del objeto social de FRESCONGELADOS PANETTIERE S.A.

 

 

  1. PRINCIPIOS RECTORES

Para el manejo de la información personal de nuestros clientes, proveedores, empleados, y demás personas naturales, se daaplicación de los siguientes principios rectores contemplados en la normatividad vigente:

  1. Legalidad en materia de Tratamiento de datos.

FRESCONGELADOS PANETTIERE S.A. realizará el tratamiento de datos conforme a lo establecidos en las normas y disposiciones legales vigentes.

 

  1. Finalidad. 

FRESCONGELADOS PANETTIERE S.A., realiza el tratamiento de datos  personales son unos fines determinados y establecidos en la presente política.

 

  1. Libertad.

El tratamiento de datos solo podrá realizarse con el consentimiento del titular.

 

  1. Veracidad o calidad.

Los datos sujetos a tratamiento por parte de FRESCONGELADOS PANETTIERE S.A., serán veraces, completos, exactos y comprobables.

 

  1. Transparencia.

FRESCONGELADOS PANETTIERE S.A. garantiza a los titulares del  tratamiento de datos  el acceso a la información sobre sus datos que reposen en los archivos o bases.

 

  1. Acceso y circulacn restringida.

Los datos sujetos a tratamiento por parte de FRESCONGELADOS PANETTIERE S.A., no pueden ser compartidos sin autorización del titular.

 

  1. Seguridad.

FRESCONGELADOS PANETTIERE S.A., cuenta con las medidas técnicas, humanas y administrativas para garantizar la seguridad de los datos objetos de tratamiento enfocadas a mitigar riesgos de acceso no autorizado, pérdida, destrucción o alteración.

 

  1. Confidencialidad.

FRESCONGELADOS PANETTIERE S.A.; mantendrá la reserva de los datos personales sujetos a la presente política de tratamiento, incluso si la relación contractual ha finalizado.

 

  1. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

 

Los  clientes, proveedores, empleados y terceros  vinculados tienen el derecho a acceder a los datos personales que se encuentran bajo control y tratamiento de FRESCONGELADOS PANETTIRE S.A., y a ejercer los derechos que les asisten como titulares de los mismos, en los rminos de las normas de protección de datos que les sean aplicables y conforme lo establecido en la presente Política General de Protección de Datos. Nuestros  clientes, proveedores, empleados, y terceros vinculados, también  tienen  derecho  a  consultar  y  conocer  los  detalles  del tratamiento de los datos personales que realizamos, así como a rectificarlos en caso de ser inexactos o incompletos y a cancelarlos cuando no estén siendo utilizados conforme a finalidades  y  rminos  legales  o  contractuales  o  según  las  finalidades  y  rminos contemplados en esta Política General de Protección de Datos. Finalmente los titulares de datos personales tendrán derecho a revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, o cuando cese la relación contractual con FRESCONGELADOS PANETTIERE S.A.

  1. DEBERES DE FRESCONGELADOS PANETTIERE S.A.

La sociedad FRESCONGELADOS PANETTIRE S.A., es consciente de la importancia en la protección y tratamiento de datos personales de sus clientes, proveedores, empleados y demás terceros vinculados con la organización, y en consonancia con lo establecido en las normas relativas en la materia y en virtud a la presente política de tratamiento y protección de datos personales, la sociedad FRESCONGELADOS PANETTIERE S.A. establece los siguientes deberes, sin perjuicio de las disposiciones previstas en la ley: a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de tratamiento de datos personales. b) Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular. c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada. d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. e) Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. f) Actualizar la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular. g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente. h) Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular. i) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley. j) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.

  1. RESPONSABLE Y ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Y LOS DATOS PERSONALES

 

  • Responsable: FRESCONGELADOS PANETTIERE S.A., es la persona jurídica responsable del tratamiento de la información y los datos personales de sus clientes, proveedores, empleados, contratistas, y demás terceros vinculados. De igual forma es responsable de la Política General de Protección de Datos. El área responsable de salvaguardar el ejercicio de los derechos de nuestros clientes, proveedores,  y empleados, y demás personales naturales vinculadas respecto de  sus datos personales es la Gerencia  y/o la subgerencia General de la compañía.

 

  • Encargados: Son encargados, todas aquellas personas naturales o jurídicas que realizan el tratamiento de datos personales, por cuenta y nombre de FRESCOGELADOS PANETTIERE S.A.

 

  1. CANALES DE COMUNICACIÓN PARA QUE LOS TITULARES EJERZAN SUS DERECHOS

Todo cliente, proveedor, empleado o persona natural que tenga el carácter de titular de la información de datos personales podrá ejercer sus derechos comunicándose con FRESCONGELADOS PANETTIERE S.A. a tras de los siguientes medios:

  1. Comunicacn escrita radicada en la sede principal de la sociedad ubicada en la Calle 17 A N° 42 – 30. Teléfono: (1) 4682728

 

Dicha comunicación deberá contener como mínimo la siguiente información para poder responderle adecuadamente:

  El nombre del titular de la información.

  El tipo y número de su documento de identidad.

  Dirección para envío de correspondencia.

  Teléfono fijo o celular.

  Correo electrónico.

 

  1. A través de un e-mail o correo electrónico dirigido a: protecciondedatos@panettiere.com.co, con los siguientes datos para poder responderle adecuadamente:

 

   El nombre del titular de la información.

   El tipo y número de su documento de identidad.

   Teléfono fijo o celular.

  Correo electrónico: si desea registrar un correo electrónico adicional a la dirección desde la cual nos escribe.

 

El (La) Coordinador (a)  de Talento Humano de FRESCONGELADOS PANETTIERE S.A. es la dependencia o área encargada de administrar el buzón de correo electrónico: protecciondedatos@panettiere.com.co

 

 

  1. PROCEDIMIENTO PARA EL ADECUADO TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

FRESCONGELADOS PANETTIERE S.A., tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos.

 

El procedimiento para el adecuado tratamiento de los datos personales comprende la posibilidad del titular a las siguientes acciones: a) Acceso o consulta de la información; b) Presentación de reclamaciones; c) Rectificación y actualización de datos; d) Supresión de datos; y e) Revocatoria de la autorización.

 

Para garantizar el ejercicio de los derechos a los titulares FRESCONGELADOS PANETTIERE S.A., establece el siguiente procedimiento para el tratamiento de los datos personales, en concordancia con lo establecido en el título V de la ley 1581 de 2012:

  1. Acceso o consulta de la información:

 

FRESCONGELADOS PANETTIERE S.A. garantizará el derecho de acceso, previa acreditación de la identidad del titular, el cual podrá consultar de forma gratuita sus datos personales al menos una vez cada mes calendario.

 

Para conocer los datos personales que son objeto de tratamiento por parte de FRESCONGELADOS PANETTIERE S.A., el interesado podrá enviar una solicitud indicando la información que desea conocer, a través de los mecanismos establecidos en el numeral nueve (9) de la presente política de tratamiento de datos personales.

 

La petición será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la petición dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá la consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

  1. Reclamos:

 

De conformidad con lo establecido en el artículo 15 de la ley 1581 de 2012, el titular del tratamiento de datos, que considere que la información contenida en las bases de datos debe ser objeto de corrección, actualización, supresión o revocatoria de la autorización, o cuando advierta un presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley 1581 de 2012, podrán presentar RECLAMO ante FRESCONGELADOS PANETTIERE S.A., el cual será tramitado conforme a las siguientes reglas:

 

  1. Los derechos de rectificación, actualización, supresión o revocatoria, únicamente se podrán ejercer por el titular o sus causahabientes o sucesores, previa acreditación de su identidad, por su apoderado o representante, previa acreditación de tal calidad a través de poder o certificado de representación.
  2. Si la reclamación es formulada por persona distinta al titular, o no se acredita su representación, no se atenderá la solicitud o reclamación.
  3. La reclamación o solicitud de rectificación, actualización, supresión o revocatoria, debe ser presentada a través de los medios establecidos en el numeral 9 de la presente política general de protección de datos personales, y contener como mínimo la siguiente información:

 

  • Nombre y domicilio del titular
  • Documentos que acrediten la identidad del titular, la calidad de apoderado o de representante del titular.
  • La descripción clara y expresa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer algún derecho (rectificación, actualización, supresión o revocatoria)
  • Documentos que quiera hacer valer en la reclamación.

 

En caso de que el reclamo sea incompleto, o no reúna los requisitos, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo, para que subsane las fallas. Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que se subsane la falla, se entenderá que desiste del reclamo.

 

  • Una vez reunidos los requisitos y el reclamo se encuentre completo, éste se catalogará con la etiqueta "reclamo en trámite" y el motivo del mismo en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha etiqueta se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
  • El término para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo, a través de los canales o medios establecidos en el numeral 9 de la presente Política.
  • Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá el reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

  1. Rectificación y Actualización:

 

FRESCONGELADOS PANETTIERE S.A., reconoce  su  obligacn  de  rectificar  y actualizar  a solicitud  del titular, la información de éste  quresultser  incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos señalados en el literal b) de éste capítulo, para lo cual el titular allegará la solicitud a través de los medios establecidos en el numeral 9 de la presente Política General de Privacidad y Protección de datos, indicando la actualización o rectificación del dato y aportará la documentación que soporte su petición. Una vez reunidos los requisitos y el reclamo se encuentre completo, éste se catalogará con la etiqueta "solicitud de actualización y rectificación en trámite" y el motivo del mismo en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha etiqueta se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.

 

  1. Supresión:

 

El  titular  de  la  información  tiene  el  derecho  a  solicitar  a  FRESCONGELADOS PANETTIERE S.A.,  la supresn (eliminación) de sus datos personales cuando se presente alguna de las siguientes situaciones:

 

   Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.

   Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recaudados.

  • La información no cumple con los requisitos establecidos en el principio de veracidad o calidad.
  • Los datos se obtuvieron ilegítimamente

 

Esta supresn implica la eliminación total o parcial de la información personal, de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por FRESCONGELADOS PANETTIERE S.A. Es importante tener en cuenta que el derecho de supresión o eliminación del dato no es absoluto, y el responsable, en cabeza de FRESCONGELADOS PANETTIERE S.A., puede negar el ejercicio del mismo cuando:

 

El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos, por subsistir una relación comercial o contractual con el titular de los datos.

 

La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualizacn de sanciones administrativas.

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Si es procedente la solicitud de supresión, el titular allegará la solicitud a través de los medios establecidos en el numeral 9 de la presente Política General de Protección de Datos Personales, indicando el motivo de la solicitud, y documentación que soporte su petición, la cual se tramitará a través del procedimiento y los términos establecidos en el literal b) del presente capítulo. Una vez reunidos los requisitos y la solicitud de supresión se encuentre completa, ésta se catalogará con la etiqueta "solicitud de supresión de datos en trámite" y el motivo del mismo en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha etiqueta se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.

 

  1. Revocatoria de la autorizacn:

 

FRESCONGELADOS PANETTIERE S.A., entiende que la autorización del titular no es indefinida, ni incondicional. Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento o autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Si es procedente la solicitud de supresión, el titular allegará la solicitud a través de los medios establecidos en el numeral 9 de la presente Política General de Protección de Datos Personales, indicando el motivo de la solicitud, y documentación que soporte su petición, la cual se tramitará a través del procedimiento y los términos establecidos en el literal b) del presente capítulo. Una vez reunidos los requisitos y la solicitud de supresión se encuentre completa, ésta se catalogará con la etiqueta "Revocatoria de la autorización en trámite" y el motivo del mismo en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha etiqueta se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.

 

  1. LIMITACION TEMPORAL AL TRATAMIENTO DE BASES DE DATOS

 

FRESCONGELADOS PANETTIERE S.A. fija en cinco (5) años el periodo para el tratamiento y uso de los datos personales y la información de sus clientes una vez ha finalizado sus relaciones comerciales o contractuales con ellos. Una vez vencido dicho término, FRESCONGELADOS PANETTIERE S.A., procederá a la supresión de los mismos, salvo en los casos en que su preservación sea requerida por mandato legal o contractual.

 

  1. VIGENCIA

 

La Política General de Privacidad y Protección de Datos es efectiva a partir de su publicación.

 

 

La presente POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES, es aprobada por la Gerencia General de FRESCONGELADOS PANETTIERE S.A.

 

 

FELIX WILFREDO ASENSIO MURCIA

Representante Legal

        

 

        

Versión publicada el 30 de septiembre de 2016